JobMind Bau besteht aus einer Systemaktivität und eine Dialogelement. Beides muss in einen Prozess integriert werden, um JobMind Bau zu verwenden.
Als erstes muss eine an den Prozess angehängte PDF-Datei durch das Modul analysiert werden. Dazu gibt es in der Systemaktivität JobMind eine Funktion Rechnung lesen.
Dieser Funktion wird die Datei übergeben. Sie führt zuerst eine OCR-Erkennung mittels des JobRouter OCR-Moduls durch und analysiert anschließend die erkannten Daten. Dabei versucht das Modul sowohl auf Kopf-, als auf Positionsebene, Beträge zu identifizieren. So können z.B. die Rechnungssumme, Steuerbeträge, etc. erkannt werden. Auch die Positionen werden analysiert. Hier kann JobMind Bau die Menge, Einzel- und Gesamtpreis sowie Rabatte auslesen.
Das Ergebnis der Analyse hängt stark von der Qualität des gescannten Dokuments sowie dem Aufbau der Rechnung ab. Nicht immer können alle Rechnungsdaten eindeutig identifiziert werden.
Die Systemaktivität erstellt eine ZIP-Datei, in der alle relevanten Daten für die weitere Verarbeitung der Rechnung enthalten sind. Dies sind neben den OCR-Daten, auch die Analyseergebnisse sowie JPG-Dateien für die einzelnen Seiten der Rechnung. Die Zip-Datei wird für die weitere Verarbeitung der Rechnung im Dialog und die Erzeugung der Korrektur-PDF-Datei benötigt.
Im Anschluss an die Analyse erfolgt im zweiten Schritt eine manuelle Sichtung und Korrektur der gelesenen Daten zur Vorbereitung der Prüfung der Rechnung. Oft wird diese Tätigkeit nicht von den Prüfern selbst, sondern von andern Personen im Unternehmen durchgeführt. Für die Vorbereitung steht das Dialogelement JobMind Bau zur Verfügung, welches als Eingabe die aus der Analyse stammende JobMind Bau-ZIP-Datei benötigt.
Dieses Element bietet einen Dialog, in dem OCR-Daten korrigiert oder nacherfasst werden sowie die Zuordnung der Beträge angepasst werden. Der Prüfer kann somit z. B. nicht erkannte Beträge zuweisen (z. B. den Nettobetrag oder auch ganze Rechnungspositionen). Nach der Vorbereitung ist die Rechnung fertig zur Prüfung, z. B. durch einen Bauleiter.
In einem separaten Schritt kann das Dialogelement JobMind Bau zur Korrektur der Rechnung verwendet werden. Der Prüfer hat nun die Möglichkeit einzelne Beträge der Rechnung zu korrigieren oder zu streichen, wobei jede Änderung auch automatisch visuell auf dem Bild der Rechnung angezeigt wird. Alle Beträge, wie z. B. Zwischensummen, Rabatte und Gesamtbeträge der Rechnung werden automatisch mit korrigiert und auch auf der Rechnung visuell dargestellt. Der Prüfer kann zusätzlich Anmerkungen auf dem Rechnungsdokument anbringen. Auch kann er weitere benutzerdefinierte Informationen, wie z.B. eine Kostenstelle, ein Konto, etc. für die Rechnungspositionen erfassen. Nach Abschluss seiner Arbeit werden alle Daten zurück in den Dialog geschrieben und stehen für die weitere Verarbeitung im Workflow zur Verfügung.
Es ist dem Prozessdesigner überlassen, ob die Vorbereitung und Prüfung in einem oder in getrennten Schritten stattfinden soll. Auch kann die Prüfung in einzelne Schritte aufgeteilt werden, in denen in einem Schritt z.B. nur die Mengen-, in einem anderen Schritt die Preisprüfung und in einem weiteren Schritt die Kontierung durchgeführt wird.
Um nach der Korrektur eine korrigierte Rechnung als Bilddokument zu erhalten, steht in der Systemaktivität JobMind eine Funktion Korrekur-PDF erstellen zur Verfügung. Diese Funktion kann entweder am Ende des Prüfungsprozesses oder auch nach jedem einzelnen Schritt durchgeführt werden. Dabei wird aus den Daten der ZIP-Datei, welche alle Informationen zur Rechnung, die Korrekturen und auch die Anmerkungen enthält, eine neue PDF-Datei erstellt, in der alle Anmerkungen und Korrekturen angebracht sind. Diese PDF-Datei kann anschließend im Prozess weiter verwendet werden, z. B. zum Versenden per E-Mail oder zum Archivieren in JobArchive.
