Fall 1 – Das Löschdatum steht zum Zeitpunkt der Archivierung fest: Das Löschdatum mittels Systemaktivität setzen. Das System kümmert sich selbst um die Löschung des Dokumentes.
Fall 2 – Das Löschdatum wird im Laufe des Dokumenten-Lebenszyklus bekannt:
•Lösungsoption 1: Ein Prozess zur Verwaltung von Regeln basierend auf der Dokumentenklasse und dem auslösenden Ereignis, das das Löschdatum bestimmt. Der Prozess kann regelmäßig über JobStart gestartet werden.
•Lösungsoption 2: Verwendung einer Trennung zwischen Langzeitarchiv und Arbeitsarchiv (Siehe Empfehlungen aus Punkt 2). Beim Bekanntwerden des Löschdatums kann das Dokument aus dem Arbeitsarchiv in das Langzeitarchiv über eine Archivierung mit Löschdatum überführt werden.
Begriffsdefinitionen:
•Beginn der Aufbewahrungsfrist: Der Zeitpunkt, an dem die ordnungsgemäße Frist zur Aufbewahrung von Dokumenten beginnt.
Beispiel: Der Beginn der Aufbewahrungsfrist von Dokumenten für ehemalige Mitarbeiter ist gleich dem Datum der Entlassung.
•Ende der Aufbewahrungsfrist: Der Zeitpunkt, an dem die ordnungsgemäße Frist zur Aufbewahrung von Dokumenten endet.
Beispiel: Eingangsrechnungen des Geschäftsjahres 2022, die eine gesetzliche Dauer zur Aufbewahrung von 10 Jahren haben, können am 01.01.2033 gelöscht werden, insofern der Beginn der Aufbewahrungsfrist der 01.01.2022 ist. Ende der Aufbewahrungsfrist ist dann der 31.12.2032.
•Löschdatum: Das Löschdatum ist eine Datums-Information, die jedes Archivdokument haben kann. Bei Erreichen dieses Datums werden betreffende Dokumente automatisch durch JobRouter gelöscht.
