Bitte beachten Sie: Ist bei der Option Volltext-Engine der Eintrag Datenbank ausgewählt, so muss bei Verwendung von Microsoft SQL Server die Komponente zur Volltextsuche durch einen Systemadministrator installiert werden. Mehr Informationen dazu finden Sie auf der Microsoft Learn Plattform https://learn.microsoft.com
Archiv bearbeiten – Registerkarte Volltextunterstützung
Hier können Sie die Volltextunterstützung für ein Archiv aktivieren und festlegen, wann die notwendige Indexierung für die Volltextsuche gestartet werden soll. Darüber hinaus können Sie die zu verwendende Volltext-Engine und OCR-Komponente auswählen. Für große Archive wird die Volltext-Engine Datenbank in Kombination mit SQL Server bzw. Oracle empfohlen, allerdings ist zu berücksichtigen, dass die Datenbank-Engine zu einem großen Speicherbedarf auf dem Datenbankserver führen kann (unter Umständen mehrere Gigabyte, je nach Anzahl und Größe der Dokumente, pro 1.000.000 Seiten im Volltext-Index werden etwa 10 GB Speicher benötigt).
Die Umstellung eines bestehenden Archivs erfordert eine neue Indexierung aller bisher archivierten Dokumente. Das kann u.U. viel Zeit in Anspruch nehmen. Wenn Sie von der Volltext-Engine Datenbank auf Elasticsearch umstellen, können Sie mithilfe des Tools Datentransfer der Archiv-Volltextdaten aus der Datenbank zu Elasticsearch die bereits indizierte Dokumente in Elasticsearch übertragen, ohne diese erneut indexieren zu müssen.
Um die Erkennung zu verbessern, können für die OCR-Komponente Abbyy bis zu vier Sprachen festgelegt werden. Für die Interne Komponente kann nur eine Sprache definiert werden. Ist keine Sprache ausgewählt, wird die JobRouter-Standardsprache verwendet.
Bitte beachten Sie: Die Auswahl passender Sprachen verbessert die Text-Erkennung, gleichzeitig verlangsamt jede zusätzliche Sprache jedoch den OCR-Vorgang.
Volltextunterstützung ist für die folgenden Dateiformate verfügbar: pdf, png, jpg, tiff, xls, xlsx, doc, docx, ppt, pptx, rtf, eml und msg.
Bitte beachten Sie: Bei den E-Mail Dateien (eml und msg) werden nur deren Kopfdaten, Betreff und Text berücksichtigt.
Unterscheidet die Oracle-Installation zwischen Groß- und Kleinschreibung, betrifft dieses auch die Eingabe von Suchbegriffen bei der Volltextsuche.
Da der Oracle Text-Index nicht automatisch synchronisiert wird, muss von einem Datenbank-Administrator ein Task für die regelmäßige Synchronisation dieses Indexes angelegt werden.
In den Einstellungen können Sie definieren, in welchem Zeitintervall die Indexierung der Dokumente des Archivs stattfinden soll. Wählen Sie dazu in der Auswahlliste Typ den Wert Beim Archivieren, Zeitintervall oder Uhrzeit aus.
Wählen Sie Beim Archivieren, um die Indexierung für ein Dokument schnellstmöglich nach dessen Archivierung zu starten.
Wählen Sie Zeitintervall, um die Indexierung täglich in einem definierbaren Intervall auszuführen (z.B. jede Stunde). In diesem Fall können Sie zusätzlich eine Start- und Endzeit angeben. Die Indexierung wird nur innerhalb dieser Zeitspanne ausgeführt.
Alternativ wählen Sie Uhrzeit aus, um die Indexierung zu einer bestimmten Uhrzeit (z.B. täglich um 20 Uhr) durchzuführen.
Wenn Sie die Checkbox Indexierung jetzt starten aktivieren, führen Sie eine Indexierung des Archivs zum aktuellen Zeitpunkt durch.
Im Bereich Status sehen Sie, wie weit die Indexierung vorangeschritten ist und ob Fehler bei der Indexierung aufgetreten sind.
