JobRouter-Vorgangsdaten werden abhängig von der Anzahl der Untertabellen in mehreren Tabellen gespeichert und so lange vorgehalten, bis ein Vorgang manuell gelöscht, archiviert und/oder automatisch gelöscht wird.
Die beiden zentralen Tabellen für die Vorgangsdaten sind JRINCIDENT und JRINCIDENTS. Hier werden die allgemeinen Vorgangs- und Schrittdaten gespeichert. Die Tabelle JRINCIDENT beinhaltet die Vorgangsdaten, die Tabelle JRINCIDENTS die Schrittdaten. D.h. pro Vorgang wird eine Zeile in der Tabelle JRINICDENT angelegt und entsprechend der Anzahl der tatsächlich ausgeführten Schritte jeweils eine Zeile pro Schritt in der Tabelle JRINCIDENTS. Beide Tabellen speichern die allgemeinen Daten der Vorgänge bzw. der Schritte. Dies sind z.B. Prozessname, Startdatum, Enddatum, zugewiesene Benutzer, Eskalationszeiten, etc. Es handelt sich also um die Daten, die unabhängig vom Prozesstyp sind.
Die Verknüpfung der Einträge zueinander erfolgt dabei über die processid. Die processid ist eine eindeutige ID (GUID), welche für jeden Vorgang vergeben wird. Sie stellt in der Tabelle JRINCIDENT den Primärschlüssel dar. Anhand dieser ID können sämtliche Schritte, die zu diesem Vorgang gehören, in der Tabelle JRINCIDENTS ermittelt werden. Der Primärschlüssel in der Tabelle JRINCIDENTS ist die workflowid. Diese ID ist eindeutig für jeden Schritt in JobRouter. Die folgende Grafik zeigt diese Zuordnung, wobei die IDs zur besseren Übersicht durch Kürzel ersetzt sind:
Für jede Zeile in der Tabelle JRINCIDENTS, also für jeden Schritt in JobRouter existiert neben diesen allgemeinen Daten ein Datensatz in der Prozesstabelle. Die Prozesstabelle dient zur Speicherung aller prozessspezifischen Daten, wie z.B. Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Kreditor bei einem Rechnungseingangsprozess. Da jeder Prozess unterschiedliche Daten verwendet, werden diese auch in eigenen Prozesstabellen gespeichert. Die Verknüpfung einer Zeile in der Tabelle JRINCIDENTS mit der Prozesstabelle erfolgt über die Spalten process_step_id in der Tabelle JRINCIDENTS und der Spalte step_id in der Prozesstabelle. Die folgende Grafik zeigt diese Zuordnung:
Wenn ein Prozess zusätzlich noch über Untertabellen verfügt, werden diese ebenfalls über die Spalten von process_step_id und step_id verknüpft. Da in einer Untertabelle pro Schritt beliebig viele Daten gespeichert werden können, ist es möglich, dass einer Zeile in der Tabelle JRINCIDENTS und der Prozesstabelle mehrere Zeilen in der Untertabelle zugeordnet sind. Die eindeutige ID in der Untertabelle ist in dem Fall ein Schlüssel aus step_id und row_id, wobei die row_id pro Schritt von 1 ab hochgezählt wird. Die folgende Grafik zeigt diese Zuordnung:
