Ein JobRouter-Prozess bildet das Schema für einzelne Vorgänge. Ein Vorgang ist somit eine Instanz des Prozesses. Ein Prozess besteht immer aus einem oder mehreren Schritten. Diese werden entweder nacheinander oder parallel ausgeführt. Für jeden Schritt können Sie Dialoge definieren. Dadurch ist eine Interaktion zwischen dem Benutzer und dem System möglich. Jeder Schritt richtet sich entweder an eine Rolle oder an einen bestimmten Benutzer. Über Rollen ordnen Sie Personengruppen einer bestimmten Aufgabe zu. Eine Rolle kann als Funktion innerhalb eines Prozesses oder innerhalb einer Abteilung gesehen werden (z. B. Abteilungsleiter EDV).
Jeder aktive Schritt eines Prozesses erscheint bei einem Benutzer oder bei den Mitgliedern einer Rolle in der Eingangsbox. Der Benutzer öffnet und bearbeitet den Schritt über den zugeordneten Dialog. Über den Dialog erhält der Benutzer Informationen. Er kann seine eigenen Daten einpflegen, Entscheidungen treffen oder andere Aufgaben außerhalb des Workflow-Systems durchführen.
JobRouter Prozessaufbau
Für jeden JobRouter-Schritt können Sie beliebig viele Regeln hinterlegen. Über die Regeln definieren Sie den weiteren Verlauf des Prozesses.
Beispiel: Regel, die eine Rechnung an den Vorgesetzten des Bearbeiters weiter leitet, wenn der Rechnungsbetrag größer als 50.000 € ist.
Rechnungseingang mit Regel für Rechnungsbetrag
Über die Regeln wird der Prozess zu anderen Schritten und Rollen weitergeleitet. Sie können damit aber auch Funktionen, wie z. B. E-Mails versenden, SQL-Befehle ausführen oder Daten exportieren, in den Prozess integrieren.
Für jeden Prozess legen Sie eine Arbeitstabelle, die sogenannte Prozesstabelle, in der Datenbank an. Dort werden alle für den Prozess relevanten Daten gespeichert wie z. B. die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum oder der Kreditor. In der Prozesstabelle fügen Sie für jeden einzelnen Prozessschritt eine Zelle ein. Der gesamte Ablauf eines Prozesses bzw. eines Vorgangs wird somit dokumentiert. Sie können den Prozessablauf anhand der Tabelle leicht auswerten.
Die wichtigsten Elemente eines Prozesses:
Elemente |
Erklärung |
|---|---|
Prozesstabelle |
•Die Tabelle speichert alle im Prozess benötigten Informationen. |
Schritt |
•Ein Schritt ist ein Bearbeitungsschritt im Prozess. |
Dialoge |
•Dialoge visualisieren die Prozessdaten. •Über Dialoge bearbeitet der Benutzer die Prozessdaten. |
Regeln |
•Regeln definieren dynamische Prozessverläufe. •Regeln führen verschiedene Funktionen aus. |
