Was sind Archivprofile?
Archivprofile regeln die Berechtigungen von Benutzern auf Archive. In einem Archivprofil können Rechte auf Dokumente und Einschränkungen auf Index- und Systemfelder für ein Archiv festgelegt werden. Jedem Benutzer kann pro Archiv ein Archivprofil zugeordnet werden.
In jeder Archivansicht kann festgelegt werden, ob die Archivprofile des Archivs berücksichtigt werden sollen. Archivansichten ohne Berücksichtigung von Archivprofilen werden allen Mitgliedern der zugewiesenen Benutzerrollen angezeigt. Archivansichten mit Berücksichtigung von Archivprofilen werden nur den Mitgliedern der zugewiesenen Benutzerrollen angezeigt, die zusätzlich einem Archivprofil für das Archiv zugewiesen sind. In diesem Fall greifen für den Benutzer einer Archivansicht die ihm über das Archivprofil erteilten Berechtigungen und Einschränkungen (zusätzlich zu den ggf. direkt bei der Archivansicht definierten Einschränkungen).
Benutzer, die einem Archivprofil mit aktiviertem Recht zum Löschen von Dokumenten zugewiesen sind, haben die Möglichkeit, über Archivansichten sowie die REST-API Dokumente aus dem zugehörigen Archiv zu löschen.
Optional können die Archivprofile auch beim Zugriff auf Dokumente und Ergebnislisten über JobArchive-Dialogelemente, JobArchive-Dialogintegrationen und JobSelect-Spalten vom Typ JobArchive verwendet werden.
Für den Zugriff auf Archivkonfigurationen und Dokumente über die REST-API braucht der authentifizierte Benutzer die entsprechenden Berechtigungen über ein aktives Archivprofil.
Anlegen und Bearbeiten von Archivprofilen
Ein Archivprofil legen Sie an, indem Sie in der Maske Archivprofile verwalten in der Aktionsleiste auf Neu klicken. Wollen Sie ein bereits vorhandenes Archivprofil bearbeiten, klicken Sie auf die gewünschte Bezeichnung.
In beiden Fällen sehen Sie die Maske Archivprofil bearbeiten.
Archivprofil bearbeiten – Registerkarte Allgemein
Die folgenden Einstellungen können Sie vornehmen.
Details |
Erklärung |
|---|---|
Name |
Tragen Sie hier einen Namen für das Archivprofil ein. |
Beschreibung |
Hier können Sie eine Beschreibung für das Archivprofil eintragen. |
Archiv |
Wählen Sie ein Archiv aus, für welches das Archivprofil gelten soll. |
Aktiv |
Aktivieren Sie diese Checkbox, wird das Archivprofil aktiviert. Ist ein Archivprofil nicht aktiviert, ist für sämtliche Benutzer, die diesem Archivprofil zugewiesen sind, kein Zugriff auf das jeweilige Archiv möglich. |
Klicken Sie auf Sichern in der Aktionsleiste, um Ihre Einstellungen zu speichern.
